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Rechnungsautomatisierung — IMAP zu Drive vollautomatisch
Rechnungen von mehreren Lieferanten kommen als PDF per E-Mail in unterschiedlichen Formaten. Die manuelle Routine: E-Mail suchen, PDF herunterladen, Lieferant klassifizieren, Felder extrahieren, in Drive ablegen, in die Buchhaltung eintragen. Jetzt lauft das alles automatisch — vollstandig, von Anfang bis Ende. Prozessautomatisierung speziell fur deutsche Unternehmen: Multi-Lieferant, Multi-Format, idempotent, GoBD-konform.
0 DuplikateZweistufige Deduplizierung verhindert doppelte Einträge bei weitergeleiteten Anhängen
2-SchichtenBaseline-Parser zuerst, Gemini-Verifikation danach — funktioniert auch bei API-Ausfall
Cron-bereitGitHub Actions Scheduling, Deduplizierung, Statusverfolgung, Telegram-Zusammenfassungen
Multi-LieferantUnterschiedliche PDF-Formate je Lieferant werden von der KI-Extraktionsschicht behandelt
Pipeline-Ablauf
Schritt fur Schritt
- IMAP-Postfachscan → PDF-Anhang-Erkennung → Lieferantenklassifizierung.
- Baseline-Regex-Parser extrahiert zunächst strukturierte Felder (schnell, kostenlos, zuverlässig).
- Gemini 2.5 Flash verifiziert und fullt Lucken, behandelt Formatvariationen je Lieferant.
- Validierte Datensätze per Upsert in Supabase, Ablage in strukturierter Google Drive-Ordnerstruktur.
- Telegram-Zusammenfassung mit Laufergebnissen und markierten Anomalien nach jedem Lauf.
Engineering-Entscheidungen
Warum so gebaut
- Zuverlässigkeit vor Extraktionsgenauigkeit — die Pipeline schlägt nie stillschweigend fehl.
- Deterministischer Baseline stellt sicher, dass das LLM eine Verifikationsschicht ist, keine Abhängigkeit.
- Idempotentes Design: erneutes Ausfuhren der Pipeline erstellt nie Duplikate.
- Produktionsreif: protokolliert, geplant, uberwacht — kein einmaliges Skript.
Geschaftsauswirkung
Was sich geändert hat
- Wochentliche manuelle Rechnungsbearbeitung vollständig eliminiert.
- Multi-Lieferant-Formate werden automatisch behandelt — keine lieferantenspezifische Konfiguration nötig.
- Datensätze sofort in Supabase und Drive verfugbar, sobald die E-Mail eingeht.
- Anomalieerkennung erfasst Grenzfälle, die bisher manuelle Prufung erforderten.
Relevanz fur deutsche Unternehmen
Ihr Anwendungsfall
- Jedes deutsche Unternehmen mit 10+ Rechnungen pro Woche von mehreren Lieferanten kann das vollständig automatisieren.
- DATEV-kompatibler Ausgabeformat fur deutsche Buchhaltungssoftware.
- Behandelt deutsche Rechnungsfelder: Steuernummer, USt-IdNr., Rechnungsdatum, Nettobetrag, MwSt.
- GoBD-konform durch Google Drive strukturierten Speicher — Originaldokumente unverandert archiviert.
Tech-Stack
Verwendete Tools
TypeScript
Node.js
Gemini 2.5 Flash
Supabase
Google Drive API
Gmail IMAP
GitHub Actions
Telegram Bot API
Rechnungsautomatisierung fur Ihr Unternehmen?
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